Privacy Statement

Dit is het Privacy Statement van Calpa, mede handelend onder de naam Calpa Nederland, hierna te noemen ‘Calpa’, gevestigd aan de Killesteijnstraat 18 te (4128 CW) Lexmond. Om u goed van dienst te kunnen zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te kunnen voeren, verwerkt Calpa persoonsgegevens. [naam bedrijf] is daardoor verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit Privacy Statement.

Wij vinden een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij ons veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

Waarom heeft Calpa een Privacy Statement?

We hebben in dit Privacy Statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy Statement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt of met ons belt.

Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met Calpa worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.

Van wie verwerkt Calpa persoonsgegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer klanten van Calpa. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke klanten, leveranciers of business partners van Calpa.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt dit Privacy Statement aan uw medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe wij omgaan met hun persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn wij en dus Calpa, gevestigd aan de Killesteijnstraat 18 te (4128 CW) Lexmond. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt Calpa uw persoonsgegevens?

Calpa mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als daarvoor een wettelijke grondslag is. De verwerking door Calpa van uw persoonsgegevens berust op de navolgende grondslagen:

1. de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
2. de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op een gerechtvaardigd belang van Calpa, zijnde een commercieel belang;
3. de verwerking van uw persoonsgegevens is verplicht om te voldoen aan een wettelijke plicht.

Daarbij worden uw persoonsgegevens verwerkt voor de volgende doelen:

• voor het afhandelen van uw betaling;
• om u te kunnen bellen of mailen indien dit nodig is om u vragen te stellen ten behoeve van het uitvoeren van onze dienstverlening;
• om diensten bij u af te leveren c.q. het beoogde eindproduct aan u op te leveren;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de gegevens die nodig zijn voor onze belastingaangifte;
• voor het verzenden van onze nieuwsbrief en/of een reclamefolder.

Welke persoonsgegevens worden door Calpa verwerkt?

Onderstaand treft u per grondslag een overzicht aan van welke persoonsgegevens wij ten behoeve van de betreffende grondslag verwerken.

1. bij de grondslag ‘ter uitvoering van een overeenkomst’:

• voor- en achternaam van onze contactpersoon
• adresgegevens (in geval u als natuurlijk persoon onze klant bent[1])
• telefoonnummer
• (rechtstreeks) e-mailadres van onze contactpersoon
• overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en/of telefonisch
• bankrekeningnummer (in geval u als natuurlijk persoon onze klant bent[2])

2. bij de grondslag ‘met het oog op een gerechtvaardigd belang van Calpa, zijnde commerciële doeleinden’:

• voor- en achternaam
• e-mailadres

3. bij de grondslag ‘ter voldoening aan een wettelijke plicht’:

• uw BTW-nummer.

Verwerkt Calpa ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens?

Calpa verwerkt slechts van haar werknemers de navolgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens ter voldoening aan haar wettelijke plicht uit hoofde van de Wet op de Loonbelasting:

[1] Indien u een rechtspersoon bent, verzamelen wij tevens adresgegevens. Deze adresgegevens zijn dan echter geen persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming.

[1] Indien u een rechtspersoon bent, verwerken wij het bankrekeningnummer van de onderneming en derhalve niet van een natuurlijk persoon. Het bankrekeningnummer is in dat geval dan ook geen persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming.

• Burgerservicenummer (BSN)

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming(UAVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP. Dit kan via de volgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Veilig

Calpa neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@calpa.nu.

Melden van incidenten

Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk

We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Calpa is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door Calpa zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

Calpa bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Verstrekken gegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Calpa blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Calpa kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleend Calpa haar medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie

Calpa zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring heeft ondertekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.

Op verschillende manieren contact met Calpa

Steeds vaker hebben klanten via e-mail of Social media (Facebook, Twitter) contact met Calpa. Ook WhatsApp wordt ingezet. Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan bij u vandaan komen maar ook bij Calpa. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door Calpa worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden, aanbiedingen te doen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Bezoek aan de website van Calpa

We maken op onze website, www.calpa.nu, gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van de website van Calpa wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schijf van uw computer, tablet of smartphone wordt opgeslagen. Er zijn verschillende soorten cookies, zoals functionele cookies, analytische cookies en tracking cookies. Onze website maakt slechts gebruik van functionele cookies. Functionele cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om de website beter te laten functioneren waardoor de website gebruiksvriendelijker is voor de websitebezoeker. Met deze functionele cookies worden géén persoonsgegevens verwerkt.

Wat zijn uw rechten?

Wanneer Calpa persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

1. Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken

Calpa verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen middels dit Privacy Statement.

Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

2. Inzage in uw gegevens

Bent u klant van Calpa en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke (categorieën) persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.

3. Recht op rectificatie en aanvulling

U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.

Wij zullen eventuele derden die uw gegevens wellicht van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.

4. Recht op verwijdering van de gegevens

Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.

5. Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Calpa onrechtmatig is.

6. Recht van bezwaar

Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Calpa kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens gebruiken om u persoonlijke aanbiedingen te doen.

7. Recht op dataportabiliteit

Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via het e-mailadres info@calpa.nu of door een brief aan ons adres te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Over dit privacy statement

Calpa kan dit Privacy Statement aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op www.calpa.nu.

Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op:

Calpa Nederland
Killesteijnstraat 18
4128 CW  LEXMOND
info@calpa.nu
06-30180275